Учет закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ в 2026 году

Савин Юрий

Соучредитель ООО «Тендрикс»

2 августа 2026 г.

У каждого заказчика рядом с ЕИС живет свой реестр закупок. Где-то это Excel-файл на сетевом диске, где-то — программа, купленная десять лет назад, где-то — региональная система, которую никто не выбирал. Причина одна: ЕИС отвечает государству, а не заказчику. Для эффективной работы отдела закупок нужны дополнительные инструменты. ЕИС не ответит сколько лимитов осталось по конкретному источнику, на каком внутреннем этапе застряла закупка и кто из специалистов перегружен.

Поэтому вопрос «где вести учет закупок» встает перед каждой контрактной службой — и в 2026 году вариантов ответа стало заметно больше. В этой статье разберем основные: от локальной таблицы в Excel до облачных сервисов. По каждому — сильные и слабые стороны, в конце — сравнительная таблица и короткий чек-лист для выбора.

Зачем нужен внутренний учет, если есть ЕИС

ЕИС и «Электронный бюджет» — обязательные системы: в них публикуются планы-графики, извещения, контракты и отчетность. Но задача этих систем — контроль и прозрачность закупок для государства, а не повседневная работа заказчика. За рамками ЕИС остается почти все, чем контрактная служба занята ежедневно:

• остатки лимитов в разрезе источников финансирования, статей расходов и отраслевых кодов — с учетом еще не заключенных контрактов;
• внутренние этапы закупки: заявка от подразделения, согласование, подготовка документации;
• распределение работы между специалистами;
• контроль объемов по закупкам малого объема и доли закупок у СМП;
• отчеты для руководителя, учредителя и финансового органа.

Все это и есть внутренний учет закупок. Дальше — обзор инструментов, которыми его ведут.

Вариант 1. Локальный Excel-файл

Честно признаем: Excel — самый популярный «софт для закупок» в стране. И для организации с двумя-тремя десятками закупок в год это рабочий вариант: бесплатно, привычно, любые колонки и формулы под себя. В умелых руках Excel может творить чудеса.

Проблемы начинаются с ростом объема и количества участников:

• Один файл — один редактор. Как только реестр ведут несколько человек, появляются конфликты при сохранении, если несколько человек одновременно редактируют файл.
• Формулы хрупкие. Одна вставленная строка или неудачное копирование — и итоги по лимитам тихо перестают сходиться. Ошибку замечают в лучшем случае при сверке, в худшем — при проверке.
• Нет истории изменений. Кто и когда исправил сумму контракта или удалил чужую строку — выяснить невозможно.
• Нет разграничения доступа. Файл либо доступен целиком, либо недоступен вообще: показать бухгалтеру только его данные не получится.
• Знание уходит с человеком. Логику файла — скрытые листы, связки формул, условные обозначения — знает только автор. Увольнение автора превращает реестр в архив.
• Все руками. Каждая закупка, каждое изменение цены контракта, каждый отчет — ручной ввод и ручная сводка.

Вариант 2. Только ЕИС и «Электронный бюджет»

Вариант «ничего не вести, все и так в ЕИС» тоже встречается. Он бесплатный и не требует внедрения — на этом плюсы заканчиваются.

ЕИС показывает закупку с момента размещения в плане-графике, то есть уже после того, как прошла вся внутренняя подготовка. Остатки лимитов в нужных заказчику разрезах, заявки подразделений, статусы согласования, аналитика по исполнителям — этого в ЕИС нет и не появится: система решает другую задачу. На практике «учет в ЕИС» означает, что перед каждым совещанием кто-то вручную собирает цифры по реестрам ЕИС в тот же Excel.

Вариант 3. Региональные системы: АЦК-Госзаказ, WEB-Торги-КС

Во многих регионах заказчики работают в централизованных системах управления закупками — чаще всего это АЦК-Госзаказ или WEB-Торги-КС. Ключевая особенность: заказчик такую систему не выбирает — ее устанавливает финансовый орган региона или муниципалитета.

Эти системы решают задачу бюджетного контроля: проверка обеспечения закупки лимитами, согласование с ГРБС, интеграция с ЕИС. Для этого они хороши. Но внутренняя кухня заказчика — заявки подразделений, работа комиссии, загрузка специалистов, отчеты для руководителя — в них либо отсутствует, либо неудобна настолько, что рядом все равно появляется Excel.

Вариант 4. Классические программы: «Эконом-Эксперт» и 1С

«Эконом-Эксперт»

Старожил рынка: программа для автоматизации закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Умеет загружать закупки из ЕИС, вести контракты и оплаты, считать лимиты по закупкам малого объема, строить отчеты.

1С:Государственные и муниципальные закупки

Решение для организаций, у которых «все в 1С». Главный плюс — интеграция с бухгалтерией: лимиты, платежи и контракты живут рядом с учетом. Главный минус — цена владения: нужны внедрение, настройка под организацию и постоянное сопровождение специалистом 1С. Обновления конфигурации, права доступа, доработка отчетов — все через программиста.

Вариант 5. Облачный сервис: Тендрикс

Тендрикс — облачная система учета закупок для заказчиков по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Мы делаем ее как раз для описанного выше сценария: заменить связку «Excel + память сотрудников» единым реестром, в котором работает вся организация — от заявки подразделения до отчетов. Ничего устанавливать и обновлять не нужно: достаточно браузера.

Единый реестр: от заявки до контракта

Закупка в Тендрикс живет полным циклом: заявка → тендер → контракт. У каждой закупки — актуальный статус и ответственный, поэтому вопрос «на каком этапе закупка и кто ей занимается» перестает требовать обзвона коллег. Контроль начинается еще на стадии подготовки закупки — задолго до того, как она появится в ЕИС. Быстрый поиск и фильтры заменяют пролистывание таблицы, а любую выборку можно выгрузить в Excel.

Лимиты финансирования под контролем

Лимиты импортируются из Excel и связываются с закупками. Система показывает доступный остаток в разрезе источников финансирования, статей расходов и отраслевых кодов — с учетом всех закупок. При превышении лимита Тендрикс подсвечивает проблему сразу, а не после сверки с бухгалтерией. Это дает честную картину остатков для планирования закупок и корректировок плана ФХД.

Отчеты в несколько кликов

То, что в Excel собирается день, здесь формируется кнопкой:

• ежемесячный отчет о договорах по 223-ФЗ;
• отчет об объеме закупок у СМП по 44-ФЗ;
• реестр закупок малого объема по п. 4 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
• сводный отчет по контрактам — универсальная выгрузка для любых запросов руководства;
• отчеты, специфичные для вашего региона или отрасли, — добавляем по запросу.

Протоколы комиссии

Протокол заседания комиссии по 44-ФЗ или 223-ФЗ генерируется в несколько кликов: составы комиссий настраиваются один раз и дальше подставляются автоматически.

Совместная работа и порядок в данных

Ролевая модель доступа позволяет подключить все отделы: инициаторы подают заявки, экономисты видят лимиты, руководитель — общую картину, и никто не видит лишнего. Каждое действие фиксируется в журнале операций — всегда можно посмотреть, кто и что изменил. Данные шифруются и регулярно резервируются.

А еще по реестру видна загрузка отдела и каждого специалиста — это честный аргумент в разговоре о распределении нагрузки и штатной численности.

Сравнительная таблица

Как выбрать: короткий чек-лист

Отвечая на пять вопросов, вы почти наверняка определитесь:

1. Сколько закупок в год? До 30–50 — Excel еще справляется. Больше — ручной учет начинает стоить дороже любой подписки.
2. Сколько человек работает с реестром? Если больше одного — нужен инструмент с одновременным доступом и ролями.
3. Кто отвечает за остатки лимитов? Если остатки сводятся вручную — ищите систему, которая считает их сама по каждому источнику.
4. Есть ли свой специалист 1С? Если нет — коробочные решения будут дороже в сопровождении, чем облачные.
5. Как быстро нужен результат? Внедрение коробки — недели и месяцы, облачный сервис — дни.

Вместо заключения

В 2026 году вести реестр закупок в локальном Excel — все равно что сдавать отчетность на бумаге: можно, но зачем. Если ваша контрактная служба тратит часы на сведение таблиц и ручные отчеты — посмотрите Тендрикс. Оставьте заявку — покажем систему и поможем с переносом данных из вашего Excel-файла.